Datenschutz im Rahmen des Bewerber- und Auswahlverfahrens

Informationen zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens bei der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain

Bei den eingereichten Bewerbungsunterlagen und andere, im Zuge des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten, die Ihnen als Bewerber*in persönlich zugeordnet werden können, handelt es sich um geschützte personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Eine Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch unsere Verwaltung ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben:

1. Kontakt

1.1  Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain

vertreten durch Herrn Bürgermeister Bernd Brato

Hellerstraße 2

57518 Betzdorf

Telefon: 02741 291-0

E-Mail: poststelle@vg-bg.de

1.2  Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Herrn Sascha Hensel

Hellerstraße 2

57518 Betzdorf

Telefon: 02741 291-124

E-Mail: sascha.hensel@vg-bg.de

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetzes (BDSG bzw. LDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. Landespersonalvertretungsgesetz (LPersVG), diverser tariflicher sowie beamtenrechtlicher Vorschriften, Allgemeines Gleichstellungsgesetz (AGG), dem Landesgleichstellungsgesetz (LGG) etc.).

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zur Begründung eines Praktikanten-,  Ausbildungs- oder eines Beschäftigten- bzw. Beamtenverhältnisses.

Die Rechtsgrundlage, auf der Ihre Daten erhoben werden, ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und b sowie Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i. V. m. § 20 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG) und der § 87 S. 2 Landesbeamtengesetz Rheinland-Pfalz (LBG). 

Bei Angabe einer Schwerbehinderung (siehe Punkt 5) dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten bzw. der Erfüllung von rechtlichen Pflichten. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, § 20 Abs. 3 LDSG i. V. m. §§ 164, 165 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX).

3. Art der Verarbeitung

Ihre eingereichten Unterlagen werden elektronisch gespeichert und verarbeitet bzw. bei Unterlagen in Papierform zusätzlich aufbewahrt.

Dabei können Ihre persönlichen Identifikations- und Kontaktdaten sowie für die Stelle relevanten Daten (vorhandene berufliche Erfahrungen, Qualifikationen und besondere Hinweise Ihrerseits) in elektronische Dokumente übertragen werden. Diese Daten werden durch die Bewertungen der Bewerbungsunterlagen ergänzt.

Im Falle eines Vorstellungsgesprächs oder anderer eignungsdiagnostischer Instrumente werden Teile Ihrer Antworten sowie Bewertungen Ihrer Antworten digital und/oder in Papierform dokumentiert, gespeichert und in ein Bewerbermanagementsystem bzw. in elektronische Dokumente eingepflegt und Ihren Daten zugeordnet.

Im Rahmen der Auswahlentscheidung werden Ihre Identifikationsdaten zusammen mit dem Ergebnis der durchgeführten eignungsdiagnostischen Instrumente in einem Auswahlvermerk dokumentiert und gespeichert.

4. Kategorien der personenbezogenen Daten

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir ausschließlich Ihre personenbezogenen Daten, die für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren erforderlich sind. 

Das umfasst insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten: 

- allgemeine Personendaten (wie z. B. Name, Anschrift/Wohnort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit),

- Kommunikationsdaten (wie z. B. E-Mail-Adressen, Telefon-, Mobilfunk- oder Faxnummern),

- Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen, fachliche Qualifikationen, Schulungen, Seminare, Fortbildungen, Zusatzqualifikationen, Bescheinigungen, etc.,

- sonstige Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen,

- Ergebnisse von eignungsdiagnostischer Instrumenten wie z. B. Eignungstests oder

- Notizen im Rahmen der Durchführung von Vorstellungsgesprächen.

5. Herkunft der Daten

In der Regel stellen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Bewerbung bereit. 

Darüber  hinaus  erhalten  wir  personenbezogene  Daten  von  Dritten  (z. B.  Bundesagentur  für  Arbeit, unter Umständen auch vom Amtsarzt, Betriebsarzt, etc.).

Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO! 

Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Auswahlprozess relevant sind, verarbeiten wir diese zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig mitteilen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen (siehe Punkt 2 und 3). 

Im Falle einer Einstellung wird zur Beurteilung Ihrer Eignung für die vorgesehene Tätigkeit ggf. eine amtsärztliche bzw. betriebsärztliche Untersuchung durchgeführt und eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister oder ein Impfnachweis (in Bezug auf Masern ð Beschäftigung in einer Kindertagesstätte) verlangt.

Grundsätzlich ziehen wir Ihre Bewerbungsunterlagen nur zur Entscheidung über die Besetzung derjenigen Stelle heran, auf welche Sie sich ausdrücklich beworben haben.

Sie können in Ihr Bewerbungsschreiben die ausdrückliche Erklärung aufnehmen, dass Sie einwilligen, Ihre Bewerbungsunterlagen auch zur Besetzung anderer in Betracht kommender Stellen zu verwenden.

Eine solche Erklärung werten wir als datenschutzrechtliche Einwilligung im Sinne des Art. 7 DSGVO in den nachfolgend beschriebenen Verarbeitungsprozess: Wir können Ihre Bewerbungsunterlagen dann im Rahmen von Besetzungsentscheidungen über weitere in Betracht kommende Stellen hinzuziehen. Hierzu können wir Ihre Bewerberdaten in automatisierten Suchläufen für ausgewählte Entscheidungsträger zur Abfrage zur Verfügung stellen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Senden Sie zur Erklärung des Widerrufs einfach eine aussagekräftige E-Mail an die in der Stellenausschreibung angegebene Kontakt- bzw. E-Mail-Adresse, alternativ an personal@vg-bg.de. 

Wenn Sie eine Initiativbewerbung einreichen, die sich auf keine bestimmte Stelle bezieht, können wir Ihre Bewerbungsunterlagen im Rahmen von Besetzungsentscheidungen über sämtliche in Betracht kommende Stellen hinzuziehen. Hierzu können wir Ihre Bewerberdaten in automatisierten Suchläufen für ausgewählte Entscheidungsträger zur Abfrage zur Verfügung stellen. Auch hier können Sie jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen.

6. Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre Bewerberdaten werden jederzeit vertraulich behandelt.

Interne  Empfänger  Ihrer  während  des  Bewerbungs-  und  Auswahlverfahrens  erhobenen  personenbezogenen Daten sind die jeweils für die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle zuständigen Personalverantwortlichen und die ggf. für die Auswahlentscheidung zuständigen kommunalen Gremien (Ausschuss, Rat) sowie die Personalvertretung,  die  Gleichstellungsbeauftragte  und  ggf.  die  Schwerbehindertenvertretung.

Des Weiteren können Dritte zu bestimmten Zwecken Ihre Daten erhalten, wenn dies im Rahmen Ihrer Bewerbung gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Meldung an die Bundesagentur für Arbeit, Offenlegung bei Gerichten).

Es werden lediglich die personenbezogenen Daten weitergegeben, die die aufgeführten Stellen zur Erfüllung des oben genannten Zwecks benötigen.

7. Speicherdauer

Im Falle einer erfolglosen Bewerbung oder Rücknahme, werden Ihre personenbezogenen Daten automatisch sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens vernichtet bzw. gelöscht, sofern nicht gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen bzw. die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist.

Schriftliche Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach Ablauf dieser Frist vernichtet.

Sollten Bewerbungsunterlagen für eine Einbeziehung in (einem) späteren Auswahlverfahren aufbewahrt werden, ist dazu eine gesonderte Einwilligung der sich Bewerbenden einzuholen. Mit dem Widerruf einer solchen Einwilligung erfolgt die vollständige Löschung der Daten, soweit dies rechtlich geboten und umsetzbar ist.

Sollten Sie in die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten zur Besetzung anderer Stellen einwilligen, werden wir Ihre Bewerberdaten nach Ablauf einer Frist von einem Jahr ab Eingang der Bewerbung oder unverzüglich nach Widerruf der erklärten Einwilligung regulär löschen und vernichten, nicht jedoch, bevor bei sämtlichen Bewerbungsverfahren, zu denen Ihre Bewerbungsunterlagen hinzugezogen wurden, nach erfolgter endgültiger Absage durch Sie oder durch unser Unternehmen eine Frist von sechs Monaten verstrichen ist.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung nehmen wir Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten im erforderlichen Umfang in die Personalakte auf und verwenden diese zur Durchführung des Beamten- oder Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der entsprechenden gesetzlichen Vorschriften weiter.

8. Betroffenenrechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so stehen Ihnen nachfolgende Rechte gegenüber den Verantwortlichen zu:

Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Das Recht auf Auskunft bezieht sich auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und beinhaltet auch die Information über andere wichtige Kriterien, wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung ihrer Daten gegenüber der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. 

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten bei der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die sie betreffenden personenbezogenen Daten, für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen wurde.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter der Voraussetzung des Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Dieses Recht beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, die Sie angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format von der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen. Nach Artikel 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO besteht dieses Recht nicht, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung der öffentlichen Aufgaben der Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain dient.

Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Die Verbandsgemeinde Betzdorf-Gebhardshain verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten im Falle eines Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34

55116 Mainz

Telefon: 06131 208-2449

Fax: 06131 208-2497

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

9. Freiwilligkeit bzw. Bereitstellungspflicht

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist jedoch für die rechtmäßige Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens erforderlich. Sollten Sie uns die zur Entscheidung notwendigen personenbezogenen Daten nicht oder nicht vollständig zur Verfügung stellen, weisen wir darauf hin, dass dies zu Ihrer Nichtberücksichtigung bei der Stellenbesetzung zur Folge haben kann.

Stand: November 2021